Dez passos para criar um programa de prevenção de perdas no varejo

Dez passos para criar um programa de prevenção de perdas no varejo

As perdas, identificadas ou não identificadas, estão entre os maiores fantasmas para qualquer varejista. Muitas empresas, ao iniciarem um programa de prevenção de perdas, optam por uma estratégia inadequada, por não realizar um planejamento ou não executá-lo de forma correta.

Para a implementação de um programa de prevenção de perdas sustentável, há algumas premissas básicas que precisam ser observadas para que as ações possam gerar resultados positivos. O presidente da Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe), Carlos Eduardo Santos, compartilha sua experiência de mais de duas décadas com dez dicas fundamentais para que o varejista implante um programa com sucesso.

1– Conhecimento do negócio

Antes de iniciar o planejamento é fundamental que o profissional responsável tenha um conhecimento pleno do negócio, processos críticos da organização, decisores, produtos, fornecedores, clientes e, principalmente, tenha acesso ao planejamento para que todo o programa possa estar alinhado com a estratégia da empresa, valores, missão e riscos.

2– Conhecimento das perdas

Para o sucesso do programa, é fundamental o conhecimento das perdas. Trocando em miúdos, o varejista necessita ter uma gestão eficiente de seus estoques através de um controle efetivo das movimentações e realização de inventários para identificação das perdas. Se o estoque não é confiável, realize uma revisão de toda a cadeia e fluxo operacional, avaliando os sistemas que suportam as operações e se os processos são eficientes ou necessitam de melhorias. A partir do momento que o varejista visualiza a perda de um ponto macro até o seu detalhe, percebe o tamanho do seu impacto e o quanto compromete o seu lucro.

3– Comunicação entre todos é fundamental

Para o sucesso do programa, todos os envolvidos necessitam estar engajados para que a cultura possa ser disseminada entre todos os níveis da empresa, do presidente ao operador de caixa. E para conquistar essa credibilidade, a parceria com a área de Recursos Humanos é fundamental para a organização de campanhas de endomarketing e para auxiliar em workshops e palestras que apresentem o programa. Ter algum membro da alta administração como “padrinho” também é uma das formas de auxiliar nesse processo de envolvimento, mudanças de hábitos e quebra de paradigma.

4– Identificação dos Riscos e Vulnerabilidades

Uma das etapas mais importantes e que vai nortear todo o sucesso do programa diz respeito ao levantamento dos processos internos para a identificação dos pontos de riscos e vulnerabilidades para a prevenção de perdas. Através do mapeando de um processo interno é possível desenhar todo o fluxo operacional, conhecer as modalidades das perdas, causa-raiz, impacto das perdas ao negócio e escala de prioridades.

5– Diagnóstico com base em boas práticas

Com o conhecimento das perdas e respectivas causas, é possível a realização de um diagnóstico para a implementação das melhorias. Uma forma bastante eficaz é através do conhecimento das boas práticas utilizadas por outros varejistas, que podem ser conhecidas através da participação de fóruns, palestras, cursos, contratação de consultorias especializadas, etc.

6– Inventários para mensuração dos resultados e investimentos

Não podemos falar de prevenção de perdas sem tratar de investimentos em tecnologias (vigilância eletrônica, monitoramento, controles de acesso, gestão da informação, plataformas para treinamento, gestão dos processos, etc). A realização de um inventário prévio em uma loja piloto (antes da implementação da tecnologia) e outro após sua implementação, pode gerar a informação necessária para a validação e continuidade dos investimentos nas demais lojas. O segredo é ter a informação, controlar e saber mensurar.

7– Elaboração de políticas, normas e procedimentos

A empresa não pode depender de pessoas e sim dos processos. Uma forma da empresa não ficar refém e a prevenção de perdas pode contribuir em muito, é através da formalização dos processos internos com normas e procedimentos. Dessa forma, todas as responsabilidades, objetivos, procedimentos estarão documentados através de um processo padrão. O risco de um colaborador deixar a empresa e seu sucessor não conhecer sua nova função é mitigado quando da existência de normas que podem auxiliar no processo de conhecimento.

8– Visibilidade aos planos de ação, normas e procedimentos

O conhecimento por parte dos envolvidos quanto as suas responsabilidades é fundamental para o sucesso da ação implementada. O fato de elaborar uma norma não garante a eficiência na execução de um processo. Sua implementação deverá estar acompanhada por um programa de treinamento que pode ser realizado de forma presencial, criação de materiais lúdicos como apostilas, vídeos e plataforma e-learning. Outro ponto fundamental diz respeito aos prazos. Após o conhecimento por parte do colaborador de suas responsabilidades, deve ser estabelecido um prazo para conhecimento, adaptação e mudanças necessárias.

9– Criar indicadores de monitoramento

O processo foi revisado, perdas foram identificadas, diagnósticos foram realizados, boas práticas implementadas, normas elaboradas e colaboradores foram treinados, chegou o momento de criar indicadores para avaliar o nível de maturidade dos controles pós implantação. Com eles é possível avaliar se o nível de perda está dentro do planejado e principalmente se as ações estão tendo o sucesso desejado.

10– Estruturação de um programa de auditoria

Considerando a auditoria como uma atividade, o tripé de responsabilidades da área de prevenção de perdas se completa com a constatação da conformidade das atividades executadas com as normas internas da empresa, através da criação de programas de auditoria que estabelecem a política do trabalho, workflow, pontos de verificação, periodicidade, fluxo dos relatórios, regras para amostragem, etc. Essas auditorias podem ser realizadas de forma presencial ou de forma sistêmica através da análise de dados, cruzamento de bancos e geração de relatórios de exceção.