Dicas infalíveis para prevenir perdas no varejo farmacêutico

O varejo farmacêutico é de suma importância para a população, especialmente no país em que a expectativa de vida só cresce. Do ponto de vista de negócios, o segmento fechou o ano de 2023 com um crescimento do faturamento de 8,15% em relação ao ano anterior, com uma movimentação de R$199,1 bilhões, segundo dados revelados pela IQVIA.

Apesar dos números expressivos do setor, o varejo farmacêutico tem um grande vilão: as perdas, que causam grande impacto no negócio, afetando diretamente o lucro das organizações. O índice médio de perdas do varejo em geral é de 1,48% (ou R$31,7 bilhões), como aponta a pesquisa da Associação Brasileira de Prevenção de Perdas divulgada em 2023.  No varejo farma, ele é de 1,13%.

Como prevenir perdas no varejo farmacêutico

Uma perda no varejo farma pode ocorrer, por exemplo, em decorrência de um furto, roubo, extravio, avaria ou vencimento de produtos, prejudicando o resultado do negócio e o seu lucro. Porém, fique sabendo ser possível prevenir perdas. Confira as dicas infalíveis de Edson Nunes, gerente executivo de Prevenção de Perdas, Gestão de Estoque, Processos Varejo e Logística Reversa.

1 - Book de processos das lojas

Irá padronizar os processos com uma gestão eficiente e comunicação clara à toda equipe, evitando retrabalhos e constroem um entendimento fácil das atividades diminuindo erros processuais. Com ele constrói-se um entendimento de priorização e controle da rotina, certamente vai prevenir perdas na loja.

2 - Foco na construção da cultura de prevenção de perdas

Para ter uma cultura forte de prevenção de perdas é preciso desenvolver uma mentalidade coletiva focada em prevenir perdas, de maneira que possa impactar positivamente nos resultados da empresa por desperdício. Há um grande caminho a seguir para se obter resultados positivos e alinhados com a estratégia (veja os pontos abaixo).

- Liderança pelo exemplo nas iniciativas dos programas de redução de perdas.

- Comunicação clara e alinhada aos objetivos gerais da organização.

- Treinamento sobre práticas de prevenção de perdas para os conhecimentos e ferramentas adequadas para combater as causas das perdas.

- Políticas e procedimentos claros em todas as áreas para se implementar um plano de auditoria e identificar as causas dos problemas e assim ter um monitoramento e adesão às políticas. 

- Tecnologia e ferramentas, como análise de dados, que podem proporcionar um diagnóstico claro dos riscos analisados.

- Cultura de responsabilidade e transparência promovendo um ambiente satisfatório para que todos sejam um colaborador certificado sobre assunto ligado à prevenção de perdas e em caso de uma possível identificação de melhoria não tenha nenhuma represália e que seja reconhecido pelas melhorias.

- Análise e melhoria contínua, para isso é preciso avaliar constantemente as estratégias de prevenção de perdas para fazer os ajustes. Monitore as ações e faça as correções em tempo hábil para o sucesso da construção da cultura. 

Na prática, a empresa precisa fazer uma análise do diagnóstico das possíveis causas das perdas e estabelecer um plano de ação estruturado com metas e responsabilidades compartilhadas entre todos da empresa, não só para prevenir perdas, mas reduzi-las a índices aceitáveis. É preciso lembrar sempre que a responsabilidade coletiva no combate às perdas traz resultados a longo prazo.

3 – Cuidado com produto sem giro

Para esse tema é preciso fazer uma análise cuidadosa na gestão do estoque e uma responsabilidade combinada entre as áreas de Marketing, Operações, Precificação e Prevenção de Perdas. Por serem produtos que podem estar sem demanda de mercado, preços elevados, estratégia comercial desalinhada com a região de atuação e a falta de monitoramento para visibilidade e a correção rápida das ações, eles têm grande potencial de quebras por vencimentos. Aqui, sugiro algumas dicas importantes.

• Tenha entendimento das lojas com e sem giro do mesmo produto e faça a transferência, sempre analisando o custo final da movimentação
• Promoções e descontos
• Ajuste de preço considerando a região
• Venda casada, sempre interessante combinar um pacote de produtos populares
• Melhorar a visibilidade
• Reposição dos produtos, reavaliando a demanda do produto com o seu posicionamento no mercado
• Revisão do mix de produtos
• Revisão do estoque com base na demanda em real e previsões para evitar excessos e impactar no fluxo de caixa

4 - Risco de vencimento

Tema bem relevante no varejo farmacêutico por impactar diretamente no resultado financeiro. Além disso, são produtos de saúde que podem ter implicações legais e de reputação que podem impactar, inclusive, na imagem impressa. Alguns cuidados a serem tomados para não correr esse risco.

• Tenha um gerenciamento de estoque por validade
• Compre baseado em demanda
• Faça negociações com o fornecedor
• Promova programa de treinamento
• Tenha uma política de rebaixa de preço de acordo com a legislação
• Mantenha uma política de inventários por lote e vencimento

5 – Atenção ao excesso de estoque

Esse é um grande desafio para o setor porque afeta diretamente o caixa da empresa e a eficiência operacional nas lojas. Por isso, é importante observar que os produtos têm prazos de validade e em muitos casos foram comprados a prazo, podendo se tornar um grande obstáculo para seguir com a estratégia das organizações. Anote algumas tarefas e sempre mantenha:

• Previsão de demanda
• Gestão dos inventários
• Ofertas especiais
• Revisão e ajuste de sortimentos
• Programas de devoluções ao fornecedor
• Investir em sistemas avançados de gestão de estoque
• Programa de treinamento
• Vendas multicanal
• Revisão e monitoramento diário do estoque dando visibilidade e tratamento para os excessos

6 - Foco no ponto de venda

Essa área, uma vez não monitorada, é ponto certo de perdas, que podem também registrar ações fraudulentas. Quer prevenir perdas nessa área, anote algumas sugestões. 

• Capacite e conscientize os colaboradores
• Invista em tecnologias de prevenção a fraudes
• Tenha políticas claras para as transações das devoluções e cancelamentos
• Adote e mantenha um sistema de segurança eletrônica
• Propague a cultura de integridade

7 - Gestão de inventários eficiente

Esse processo, uma vez sem controle, tem um impacto nas operações que afeta diretamente o cliente por conta da ruptura de produtos, que estão no estoque virtual da loja e não nas prateleiras, e a queda da rentabilidade por perdas não identificadas. As perdas exigem medidas de combate com análises precisas e ações nas operações. Então tenha:

• Planejamento e monitoramento dos inventários
• Cronograma de inventários gerais e cíclicos
• Inventário por cesta dos produtos de alta perda e alto risco
• Sistema e automação que sustentem a estratégia da gestão dos inventários
• Programa de treinamento e conscientização
• Análise e diagnóstico dos relatórios
• Plano de ação aderente sobre os produtos de alta perda

8 - Plano de auditoria de processos em lojas

Adotar esse plano vai garantir a conformidade operacional e financeira e identificar potenciais riscos para atuar sobre a redução das quebras e perdas. Importante seguir alguns passos, como:

• Defina os objetivos
• Desenvolva um escopo
• Faça um planejamento da auditoria de prevenção de perdas
• Desenvolva um checklist e tenha ferramentas de auditoria
• Crie um plano de execução
• Defina os relatórios
• Promova follow-up
• Avalie sempre a efetividade das auditorias
• Uma matriz de risco em perdas e quebras e como sugestão a sinalização dos principais ofensores de perdas como indicadores e pesos para atuação

9 - Gestão de indicadores com diagnóstico e monitoramento

Adotar esse tipo de gestão é estratégico para combater as quebras e prevenir perdas. É preciso ter análise, acompanhamento e diagnóstico para se obter melhor desempenho sobre os resultados e tomar as melhores decisões. Para isso:

• Defina os dados a serem analisados de acordo com a estratégia de redução de perdas da empresa
• Faça um minucioso diagnóstico
• Crie um plano de ação e monitoramento
• Tenha ferramentas para análise dos dados e geração dos diagnósticos

10 - Invista sempre na capacitação dos funcionários

Investir nos treinamentos e capacitação dos colaboradores não apenas reduz quebras e perdas, mas torna eficiente a produtividade, e promove retenção dos profissionais, além de garantir uma conformidade com as regulamentações do varejo farmacêutico. Veja as sugestões de Edson Nunes.

• Desenvolva um plano de capacitação presencial ou online, com cursos, integrações e reciclagens
• Crie um plano de desenvolvimento de carreira
• Plano direcionados a prevenção de perdas, por módulos

11 - Tenha um plano de remuneração variável

A remuneração variável gera um maior engajamento e dá mais motivação aos colaboradores para promover uma recompensa complementar sobre performance. Uma vez bem elaborada, ela causa impacto positivo no programa de redução das perdas, sendo uma ferramenta de geração de valor para as empresas.

12 - Foque nos produtos de alta perda e alto risco

Por serem produtos mais sensíveis a furtos, danos e perdidos, elabore uma estratégia eficiente de gerenciamento dessa cesta de produtos. A abordagem dela tem que estar alinhada à tecnologia, treinamento e medidas de segurança na gestão do estoque.

13 – Alerta e foco em avarias

Caso o varejista farmacêutico não faça esse monitoramento, elas podem gerar quebras significativas. Atenção em alguns pontos: 

Movimentações na logística

• Transportes
• Recebimento
• Estoque

Salão da loja

• Plano de identificação e combate às avarias
• Políticas de avarias e comunicação
• Tecnologia e ferramentas adequadas para gerenciar as avarias
• Plano de ações e monitoramento – programa de identificação de quebras

14 - Investir em uma ouvidoria

Ter uma ouvidoria é efetivamente produtivo. Além de sugestões, elogios podem oferecer informações interessantes para o diagnóstico das perdas. Mas é importante ter:

• Definição clara de papéis
• Treinamentos focados ao time de ouvidoria
• O canal de comunicação tem que ser acessível
• Respostas eficientes
• Análise e monitoramento
• Tecnologia e ferramentas
• Plano de divulgação e orientação para os colaboradores da empresa

O que traz impacto no resultado de quebras e perdas, o time de prevenção de perdas tem que traduzir a denúncia na causa real e, com diagnóstico em mãos, montar as ações de correção e monitoramento.

15 - Atenção no recebimento de produtos

É importante por ser uma porta de entrada de quebras e perdas no ato da entrega dos produtos a serem alocados nos estoques. Algumas boas práticas:

• Inspeção do recebimento com regras claras, análise na qualidade, quantidade e documentações
• Recebimento tem que estar de acordo com o pedido para não haver problemas de demanda e ter reflexo no caixa
• Lead time de entrega para não afetar o caixa
• Avaliar avarias, faltas, inversões, sobras, lote, etc
• Investir em tecnologias e ferramentas
• Plano de auditoria de cargas no recebimento pelo time de prevenção
• Plano de treinamento

16 – Tenha segurança na loja

É preciso proteger os colaboradores e clientes em todo ambiente da loja. Adote algumas soluções a serem adotadas:

• Sistema de CFTV eficiente e que sustente o negócio
• Controle de acesso
• Sistemas antifurto
• Iluminação adequada
• Treinamento e conscientização para os colaboradores
• Segurança de dados
• Parcerias com a comunidade e autoridades locais
• Política, processos e procedimentos de segurança
• Análise de risco da região x loja para alocar recursos de segurança
• Diagnóstico e indicadores para o devido monitoramento e ações
• Plano de abordagem seguindo os procedimentos internos e a legislação

Prevenir perdas para aumentar o lucro

As dicas de Edson Nunes vão fortalecer o seu negócio no varejo farmacêutico. Não é uma tarefa fácil mapear, planejar e executar os planos para reduzir as perdas, mas é importante para qualquer negócio que deseja extrair o máximo de lucro sem prejuízos.

Com uma boa gestão, o varejo farmacêutico consegue prever prejuízos, entender quais produtos de fato valem a pena investir para a venda e definir os preços de forma coerente com os seus gastos. Agora, mãos à obra, defina bem e distribua as tarefas para os gestores de sua equipe.