Fique por dentro das boas práticas para reduzir perdas no varejo de moda

O setor de moda brasileiro movimentou, em 2023, cerca de R$ 221,6 bilhões, o que representa um aumento de 6,8% em relação ao ano anterior, quando respondeu por R$ 207,5 bilhões, de acordo com uma pesquisa do IPC Maps, considerando despesas com vestuário confeccionado, calçados, joias, bijuterias e armarinhos. Mas, como diz André Ferraz Ochoa, especialista em Prevenção de Perdas e head da área em uma rede do varejo de moda, o segmento é vibrante e em constante evolução, mas também um campo minado de perdas.

Segundo a Pesquisa Abrappe 2023, o índice médio de perdas no varejo foi de 1,48%, o que representa, em valores, algo em torno de R$31,7 bilhões. Só o varejo de moda registrou perdas de 1,18%, acima dos 0,80% registrados em 2021. O ranking foi liderado pelo Supermercado (lojas de vizinhança e conveniência), com 3,07%.

As perdas no varejo de moda, segundo Ochoa, também membro associado da Abrappe, representam um desafio significativo para o setor, mas podem ser combatidas com boas práticas em todas as etapas da operação. Ele próprio dá algumas dicas importantes, portanto, caneta e papel nas mãos e siga as instruções para implementá-las. As medidas, certamente, vão ajudar você a reduzir significativamente as perdas no varejo de moda.

Dicas para reduzir as perdas no varejo de moda

1.Recebimento de mercadorias

Conferência rigorosa: Implemente um processo de conferência para garantir a conformidade dos detalhes e características das mercadorias recebidas com a nota fiscal.
Integração com sistemas: Automatize a conferência através da integração com o sistema de gestão de estoque. Usei a tecnologia realizando o recebimento na loja com coletores de dados. Com a integração CD x Lojas ou Fornecedor x Lojas, o coletor recebe os dados da nota fiscal e o conferente ou estoquista efetua o processo bipando cada volume, se no final não conferir as quantidades, seja por falta ou sobra, o sistema emite um alerta obrigando que seja verificado onde há a inconsistência e caso se confirme, somente o gerente ou um responsável designado poderá dar o aceite. Isso garante maior agilidade e segurança no processo.
Ferramentas: Utilize ferramentas como checklists e sistemas eletrônicos para otimizar a conferência e minimizar falhas.
Auditorias: Realizar auditorias periódicas para garantir a qualidade do processo.
Treinamento da equipe: Capacitar os colaboradores para identificar produtos danificados, avarias e outros problemas durante uma conferência.

2.Armazenamento no estoque

Organização eficiente: Implemente um sistema ou controle que facilite a localização dos produtos evitando rupturas. Utilize-se de métodos FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair) / PVPS (primeiro que vence, primeiro que sai), atrelados as puxadas por departamentos, famílias, grupos e categorias. Priorizando produtos de alto giro, coleção e com vencimento.
Controle de acesso: Mantenha o estoque em local seguro, com acesso restrito a funcionários autorizados e com condições adequadas para preservar a qualidade dos produtos.
Segurança reforçada: Implemente medidas de segurança para evitar roubos, furtos e danos ao estoque. Utilize câmeras de vigilância e alarmes.
Controle de estoque: Realize inventários rotativos com regularidade para garantir a precisão e controle de estoque.

3.Abastecimento e reposição na área de vendas

Monitoramento constante: Monitore os níveis de estoque. defina um processo eficiente para o abastecimento e distribuição de mercadorias na área de vendas, de forma regular a fim de minimizar rupturas, excesso de produtos e evitar perdas.
Utilização de tecnologia: Utilize ferramentas como etiquetas RFID para facilitar a gestão de estoques, rastreamento das mercadorias e a melhoria nos processos.
Treinamento da equipe: Treine os funcionários para realizar o abastecimento e a reposição de forma correta e eficiente.

4.Análise de dados

Utilize os dados dos inventários rotativos e gerais para medir as perdas e criar planos de ação. Aplicar a metodologia de Pareto, 80/20, ajuda a ser mais assertivo nas ações de combate às perdas.
Monitoramento de indicadores de perdas por departamento, família, categoria, grupo, produto e canal de venda.
Identificação de pontos críticos e desenvolvimento de ações corretivas.
Investimento em ferramentas de análise e inteligência de negócios e de perdas.

5.Operação de frente de caixa

a)Treinamento especializado

Capacitar a operação de caixa em todo processo da venda, englobando: atendimento ao cliente, correto registro do produto, oferecimento dos serviços e vantagens da loja, e práticas de prevenção de perdas.
Conhecimento de políticas de troca, cancelamento, desconto e cashback.
Habilidade para lidar com situações de conflito e fraude.

b)Trocas e devoluções

A equipe de caixa deve ser treinada para realizar trocas, acionar o líder responsável pelos cancelamentos e aplicação de descontos. Ofertar o programa de cashback ao cliente e operar os cartões da loja de forma eficiente e segura.
Crie e documente procedimentos padronizados para cada tipo de transação para garantir a coerência e evitar erros e fraudes. Importante que todos tenham conhecimento das regras e principalmente do que não se pode fazer.
Implemente uma política de trocas e devoluções clara e transparente para minimizar fraudes e perdas.
Exija a apresentação de documentos comprobatórios para trocas e devoluções. Tais como: Cupom Fiscal, Vale Presente, RG e CPF.
Realizar uma inspeção rigorosa das mercadorias devolvidas para garantir que estejam em condições de revenda e que retornaram para área de vendas ou estoque.
Utilize software de caixa com recursos avançados para prevenir fraudes, erros e perdas. Utilizar coletores de dados para conferência das mercadorias devolvidas.

c)Cancelamentos e descontos

Implemente uma política de cancelamentos e descontos, clara e transparente para minimizar fraudes e perdas.
Adote um procedimento rigoroso com níveis e senhas para cancelamentos e descontos. Estabeleça quem serão responsáveis por aplicar os descontos e cancelamentos, a fim de evitar perdas por fraudes ou erros.
Limite o uso de descontos manuais para evitar perdas e fraudes.
Documente todas as transações de cancelamento e desconto para fins de auditoria.

d)Programa de vantagens - cashback

Implemente uma política de uso do cashback, normatizando sua aplicação e benefícios aos clientes.
O uso do programa de vantagens é restrito aos clientes, importante deixar as regras claras e que colaboradores não têm direito, devido a outros benefícios internos.
Monitore com atenção o uso do cashback para evitar perdas por fraudes.
Acompanhe os cashback gerados e faça a correlação com os resgatados.
Fazer correlações entre clientes com maior valor de cashback x número de compras x dia x mês. A fim de identificar se não há fraudes.

e)Cartão private label

O cartão private label é uma ferramenta importante para fidelizar os clientes e deve ter os riscos monitorados de perto e aplicação de controles para evitar perdas e fraudes.
Para evitar o uso indevido do cartão por terceiros a loja deve validar todos os dados do cliente antes de emitir o cartão. O processo é importante para evitar a falsificação de documentos.
Faça parceria com bureau de crédito, para que as documentações apresentadas pelo cliente sejam analisadas, assim como o comportamento de crédito.
Utilize tecnologia de segurança da informação para proteger os dados dos clientes e evitar fraudes.
A área de prevenção de perdas deve monitorar as transações realizadas com o cartão private label para identificar padrões de atividades suspeitas.

6.Retaguarda administrativa

Gestão eficiente: Implemente um sistema de gestão de frente de caixa eficiente, tanto para controlar as vendas, processos da loja e evitar perdas.
Guarda e recolhimento de valores: Para mitigar perdas de numerário, implemente uma gestão de numerário com cofre do tipo caixa fácil, na qual após a sangria ser depositada a responsabilidade pelo numerário passa a ser da empresa de transporte de valores.
Conferências: Faça diariamente e aleatoriamente as conferências de fechamento de caixa, tanto no PDV, quanto na retaguarda administrativa. Em caso de grandes faltas é importante que o problema seja identificado no mesmo dia evitando deixar para o dia seguinte.
Análise de dados: Utilize dados de vendas como: horários, estoque e perdas para identificar áreas de risco e tomar medidas para reduzir perdas.
Auditoria interna: Realize auditorias internas através da aplicação de checklists regulares para identificar e corrigir falhas nos processos que possam levar a perdas.
Auditoria remota: Tenha um BI ou sistema de retaguarda que permita monitorar em tempo real as transações realizadas na frente de caixa, como vendas, sangrias, trocas/devoluções, cancelamentos, descontos, compras de colaboradores, programas de vantagens e atendimento cliente x operador.

Atue com pilares da prevenção de perdas

E então, o que achou das boas práticas elaboradas por André Ochoa? Uma dica essencial: atue com base nos pilares Pessoas, Processos, Tecnologia e Gestão. “É importante lembrar que a prevenção é sempre a melhor solução. Treine os funcionários para que estejam cientes das políticas da loja e dos procedimentos para evitar perdas. Incentive-os a relatarem qualquer atividade suspeita que possa resultar em prejuízos para a loja e recompense aqueles que se destacam na prevenção de perdas”, recomenda o executivo.

Ao investir em medidas de prevenção de perdas, controle de estoque e gestão eficiente, as lojas podem proteger seus lucros e garantir a sustentabilidade do negócio.